Trước khi Xí nghiệp Nhật Bản chính thức tuyển chọn, tất cả ứng viên có nguyện vọng tham gia chương trình thực tập kỹ năng tại Nhật Bản sẽ phải vượt qua vòng sơ tuyển và sàng lọc nghiêm túc và chặt chẽ tại IIG
Tất cả các ứng viên khi đăng ký tham gia chương trình đều phải khai bản “Điều tra thông tin cá nhân” theo mẫu do Công ty. Qua bản khai, cán bộ nghiệp vụ sẽ có những công đoạn điều tra, phân tích và sàng lọc về đạo đức, tác phong, hoàn cảnh gia đình,…. để lựa chọn được những ứng viên phù hợp với các tiêu chí của Công ty.
Sau khi việc kiểm tra thông tin hoàn tất và đạt yêu cầu về hồ sơ đầu vào, ứng viên cần phải kiểm tra sức khỏe và đạt yêu cầu về sức khỏe đối với người Việt Nam đi thực tập kỹ năng tại Nhật Bản theo quy định.
Ứng viên đủ tiêu chuẩn về hồ sơ và sức khỏe ban đầu sẽ phải thực hiện “Bài thi năng lực đầu vào” bao gồm: trắc nghiệm tính cách; kiểm tra IQ, VN;…
Những ứng viên đạt điều kiện về sức khoẻ, bài thi năng lực đầu vào và những yêu cầu do Công ty đề ra sẽ được tiếp nhận để tham gia chương trình.
Giai đoạn sơ tuyển được tiến hành rất nghiêm túc và chặt chẽ.
Căn cứ vào kết quả đánh giá sơ tuyển đầu vào, IIG sẽ nhìn nhận được khả năng của mỗi ứng viên để sàng lọc và sắp xếp vào danh sách tham dự buổi tuyển chọn chính thức từ phía Nghiệp đoàn hay Xí nghiệp tiếp nhận.
Dựa vào tiêu chí tuyển chọn của mỗi Xí nghiệp tiếp nhận, IIG sẽ sắp xếp ứng viên sao cho phù hợp với đơn hàng của từng xí nghiệp nhất như: trình độ, tính cách, ngoại hình, tư thế tác phong…
Danh sách và thông tin tổng quát về ứng viên tham gia phỏng vấn tuyển chọn sẽ được cung cấp đầy đủ cho nhà tuyển dụng tham khảo trước khi diễn ra buổi tuyển chọn chính thức để nhà tuyển dụng có cái nhìn sơ bộ trước khi tiếp xúc với mỗi ứng viên, trong trường hợp cần thiết IIG sẽ thay thế hoặc bổ sung ứng viên khác phù hợp hơn để tham gia tuyển chọn.
Phỏng vấn xí nghiệp Nhật – Ảnh IIG
Phần thi gắp hạt – Ảnh IIG
Các ứng viên tham gia vào mỗi đợt phỏng vấn sẽ được IIG giải thích thông tin khái quát về Xí nghiệp tiếp nhận để ứng viên có cái nhìn tổng quan chung về đơn vị tiếp nhận, tạo cho ứng viên sự tự tin khi tham gia phỏng vấn.
Việc tổ chức phỏng vấn tuyển chọn được bố trí tại trụ sở văn phòng công ty, ngoài ra những Xí nghiệp tiếp nhận có nhu cầu tuyển chọn ứng viên thông qua việc kiểm tra thực hành tay nghề chuyên môn hoặc nghiệp vụ khác…, IIG sẽ bố trí tổ chức tại nhà xưởng thực hành hoặc các địa điểm phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Cùng với việc tổ chức tuyển chọn ứng viên, IIG sẽ bố trí tổ chức cho Xí nghiệp tiếp nhận Nhật Bản đi thăm quan và tìm hiểu về trường dạy nghề, Xí nghiệp sản xuất, gia đình ứng viên tại Việt Nam, nơi sinh hoạt tập trung và phòng học của IIG để Xí nghiệp tiếp nhận Nhật Bản có được cái nhìn sâu sát hơn về những ứng viên đã hoặc sẽ được tuyển chọn.
Công tác tổ chức chu đáo và chất lượng nguồn ứng viên luôn được IIG quan tâm kỹ lưỡng để làm hài lòng các nhà tuyển dụng ngay từ những bước tiếp cận đầu tiên.
Song song với việc tuyển chọn ứng viên phù hợp có chất lượng, IIG cũng ưu tiên vào việc lựa chọn đối tác là các xí nghiệp Nhật bản có ngành nghề công việc tuyển chọn phù hợp, chế độ đãi ngộ tốt, thực hiện đúng quy định luật Lao động của Nhật bản và chương trình Thực tập kỹ năng.
Sau khi kết thúc buổi tuyển chọn chính thức của nhà tuyển dụng, những ứng viên trúng tuyển sẽ tiếp tục được đào tạo từ 04 ~ 06 tháng. IIG luôn định hướng cho học viên hiểu được tầm quan trọng về khả năng tiếng Nhật và ý thức tác phong khi thưc tập kỹ thuật và sinh hoạt đời sống tại Nhật Bản. Học viên hiểu rằng, không phải khi đã được nhà tuyển dụng chọn lựa là chắc chắn được đến Nhật mà còn dựa vào kết quả học tập tiếng Nhật cũng như tu dưỡng đạo đức tác phong trong suốt quá trình đào tạo tại IIG. Do vậy, học viên luôn luôn phải nỗ lực không ngừng.
Thời gian biểu sinh hoạt và học tập thường ngày của học viên được thực hiện một cách nghiêm túc. Giờ học tập (ở lớp học, tự ôn) và sinh hoạt (ăn, ngủ, vệ sinh, thể thao) trong suốt thời gian đào tạo tập trung được thực hiện theo đúng tác phong kỷ luật mà Công ty đề ra dưới sự giám sát và quản lý chặt chẽ của các cán bộ của Công ty .
Với mục tiêu xây dựng để khả năng tiếng Nhật của học viên sau thời gian đào tạo đạt trình độ tương đương 4 kyu, cùng với việc nâng cao nhận thức của học viên, công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giáo viên cũng sẽ là một nhiệm vụ quan trọng. Chất lượng giảng dạy được quản lý nghiêm ngặt bởi Bộ phận giáo vụ. Đội ngũ giáo viên của IIG được hỗ trợ thường xuyên để nâng cao kỹ năng, nắm vững các xu hướng và tài liệu giảng dạy theo tiêu chuẩn cao nhất.
Tài liệu học tập và giảng dạy được biên soạn phù hợp, luôn chủ động cải tiến bổ sung phương pháp dạy học dựa trên những tài liệu tham khảo luôn cập nhật mới, ghi nhận và phân tích những thông tin phản hồi về khả năng tiếng Nhật của thực tập sinh đang ở Nhật từ phía Nghiệp đoàn và Xí nghiệp tiếp nhận, trao đổi phương pháp truyền đạt nội dung giảng dạy giữa giáo viên người Việt Nam và giáo viên Nhật Bản để nâng cao chất lượng giảng dạy.
Ngoài ra, giáo viên còn kết hợp chặt chẽ những tài liệu phụ trợ phong phú tạo cho học viên thêm nhiều cơ hội thực hành, và đảm bảo các bài học luôn hấp dẫn, thú vị và hiệu quả.
Đội ngũ giảng viên người Nhật đã góp phần quan trọng vào việc tạo môi trường sinh hoạt, học tập, nâng cao kỹ năng thực hành cho học viên. Với hơn 1/3 thời lượng giảng dạy bởi giáo viên người Nhật phân bổ toàn khóa và các buổi trò chuyện giao lưu đã giúp cho giáo viên có thể dạy sáng tạo, học viên được học chủ động. Đội ngũ giáo viên người Nhật không chỉ giúp học viên có thể phát âm và dùng từ theo như người bản xứ, tự tin giao tiếp mà còn dạy cho học viên văn hóa, lễ nghi theo phong cách Nhật Bản.
Bên cạnh việc học tiếng Nhật, rèn luyện thể lực, ý thức, kỷ luật các học viên còn được tìm hiểu về văn hoá – đất nước – con người Nhật Bản thông qua các buổi hướng dẫn đời sống và tham gia các hoạt động ngoại khoá do Công ty tổ chức như: luyện tập phòng cháy chữa cháy, sơ cấp cứu, tìm hiểu về an toàn lao động, vui chơi, thi đấu thể thao, thăm quan dã ngoại…
Ban lãnh đạo IIG thường xuyên có những buổi trò chuyện, chia sẻ kinh nghiệm sống đối với Học viên. Hoạt động này góp phần không nhỏ giúp các học viên thư giãn sau những giờ học tập và rèn luyện căng thẳng, đồng thời khích lệ học viên phát huy được khả năng sáng tạo và tích cực trong sinh hoạt cộng đồng.
Ngoài việc đảm bảo chất lượng của học viên qua trình độ tiếng Nhật, ý thức tác phong; IIG còn giúp các xí nghiệp tiếp nhận đào tạo nâng cao trình độ tay nghề chuyên môn của các học viên theo nhu cầu của xí nghiệp khi cần thiết.
Chất lượng giảng dạy là yếu tố quan trọng nhất của một chương trình học. Vì vậy IIG luôn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng giảng dạy qua đầu tư cơ sở vật chất hiện đại, đầy đủ tiện nghi cũng như trang bị những thiết bị hỗ trợ (máy chiếu, máy CD, VIDEO, v.v..).
Bên cạnh đó, phương giảng dạy cũng như chất lượng chương trình đào tạo luôn được cập nhật, nỗ lực để đảm bảo học viên được học tập tốt nhất.
Công tác đào tạo được đánh giá vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng thực tập sinh và đó chính là yếu tố ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý thực tập sinh sau này, bởi khi thực tập sinh đã được giáo dục, uốn nắn kỹ càng thì sẽ giảm thiểu được những vi phạm của thực tập sinh tại Nhật Bản; Đồng thời giúp trang bị hành trang đầy đủ nhất cho thực tập sinh khi sang Nhật sinh sống và làm việc. Đây cũng là đặc trưng riêng và sự khác biệt lớn nhất của IIG so với các công ty phái cử khác của Việt Nam.
Trong thời gian đào tạo, bộ phận hồ sơ cũng sẽ kết hợp với Xí nghiệp tiến cử, Thực tập sinh và Nghiệp đoàn tiếp nhận để hoàn thiện hồ sơ cần thiết cho Thực tập sinh. Khi có được giấy phép lưu trú do cơ quan quản lý lưu trú Nhật Bản cấp, IIG sẽ hỗ trợ Thực tập sinh tiến hành xin visa nhập cảnh tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam.
Sau khi hoàn tất mọi thủ tục giấy tờ hồ sơ, phổ biến và hướng dẫn Thực tập sinh ký hợp đồng giữa Thực tập sinh và cơ quan phái cử nhằm thực hiện tốt quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên.
Thực tập sinh sẽ được IIG hướng dẫn chuẩn bị hành lý cá nhân với những vật dụng cần thiết và đảm bảo tuân thủ theo quy định hàng không và luật xuất nhập cảnh.
Vali và ba lô đựng đồ của Thực tập sinh sẽ được IIG trang bị với mục đích chuẩn kích cỡ, đồng nhất về mẫu mã, có độ bền cao và đa tính năng sử dụng.
Cán bộ IIG sẽ trợ giúp hướng dẫn và kiểm soát việc đóng gói hành lý tập trung tại công ty để đảm bảo trọng lượng và vật dụng được phép mang theo quy định.
Ngoài ra, đối với đa phần thực tập sinh thì đây là lần đầu tiên họ được ra nước ngoài làm việc và phương tiên di chuyển là máy bay nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi nhiều bỡ ngỡ.
IIG đã xây dựng chương trình giới thiệu chi tiết về quy trình xuất nhập cảnh, an toàn an ninh nghành hàng không, hướng dẫn khai các loại tờ khai nhập cảnh Nhật Bản để Thực tập sinh có thể thuận lợi khi xuất nhập cảnh.
Trước mỗi đợt xuất cảnh của Thực tập sinh, IIG tố chức tiệc liên hoan nhỏ với toàn thể Thực tập sinh và một số cán bộ đại diện các bộ phận liên quan, lãnh đạo IIG sẽ có những lời chúc mừng, căn dặn Thực tập sinh hoàn thành tốt chương trình.
Sau khi Thực tập sinh đến Nhật, IIG phối hợp với Nghiệp đoàn tiếp nhận để quản lý thực tập sinh. Định kỳ hàng tháng hoặc có những vấn đề phát sinh bất thường Nghiệp đoàn tiếp nhận sẽ thông báo để IIG phối kết hợp giải quyết triệt để, trong trường hợp cần thiết cán bộ IIG sẽ có mặt kịp thời để xử lý, giải quyết vụ việc.
Ảnh hưởng của gia đình đối với ý thức của Thực tập sinh là rất lớn, IIG luôn giữ thông tin liên lạc để trao đổi thông tin và cùng gia đình để kiểm soát và quản lý Thực tập sinh. Thường xuyên tổ chức họp mặt gia đình tại Công ty để biểu dương khen ngợi những Thực tập sinh tốt, khiển trách nhắc nhở những Thực tập sinh có vấn đề không tốt và yêu cầu gia đình cùng phối hợp với IIG để giáo dục và động viên nhắc nhở giúp những Thực tập sinh còn có khuyết điểm.
Thăm hỏi động viên cũng là biện pháp giúp TTS yên tâm thực tập và hoàn thành tốt thời gian thực tập, hàng năm IIG tổ chức đến các xí nghiệp tiếp nhận tại Nhật Bản để khảo sát công việc và thăm hỏi động viên Thực tập sinh.
Bên cạnh đó IIG cử cán bộ phối hợp cùng với nghiệp đoàn để quản lý và giải quyết các phát sinh trong quá trình thực tập của Thực tập sinh.
Ba năm thực tập tại Nhật Bản là một thời gian dài nhưng quả thực nó đã trôi đi rất nhanh đối với mỗi thực tập sinh. Kết thúc thời gian này, thực tập sinh đều tích lũy được kỹ thuật, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng sống. Tuy nhiên để phát triển được khả năng của mỗi thực tập sinh này tại Viêt Nam lại là một vấn đề không hề đơn giản. Một số Thực tập sinh trở lại làm việc và cống hiến cho xí nghiệp tiến cử trước đây nhưng cũng có những Thực tập sinh mang kinh nghiệm của mình để làm việc cho những doanh nghiệp Nhật Bản hay nước ngoài khác đang đầu tư tại Việt nam hoặc quay trở lại Nhật tiếp tục làm việc với hình thức gia hạn …
Vì vậy, ngoài việc giúp đỡ Thực tập sinh hoàn tất các thủ tục cần thiết sau khi về nước, định hướng nghề nghiệp cho các bạn cũng được IIG đặc biệt quan tâm. Đối với mỗi đoàn Thưc tập sinh hoàn thành hợp đồng trở về nước, IIG sẽ tổ chức các buổi hội thảo để hướng nghiệp nghề và giới thiệu việc làm trong nước giúp cho các Thực tập sinh nhanh chóng ổn định cuộc sống và công việc, tiếp tục phát huy năng lực khi về Việt Nam.